Die Vorteile des digitalen Schichtplans
Foto: André Zand-Vakili

Die Vorteile des digitalen Schichtplans

Ratgeber - Seit Jahren mühen sich Personaler von Unternehmen mit Excel-Tabellen ab, um die Einsatzplanung der Mitarbeiter effizient zu gestalten. Urlaubs-, Fehl- und Pausenzeiten müssen dabei einzeln und zeitaufwendig in den Dienstplan eingetragen werden. Jede Veränderung wie z.B. die plötzliche Krankschreibung eines Mitarbeiters bedeutet für die Personalabteilung einen enormen Mehraufwand, der ein langwieriges Prozedere nach sich zieht. Dabei steigt der Aufwand mit der Größe des Unternehmens exponentiell an.

Diese Vorgehensweise hat sich im digitalen Zeitalter grundlegend geändert. Treten doch immer mehr Anbieter auf den Markt, deren Software die Dienstplanung automatisiert und Abläufe vereinfacht. Auch für große Unternehmen kann die Erstellung und Bearbeitung von Schicht- und Dienstplänen so leichter durchgeführt werden. Wer an einer solchen Lösung interessiert ist, kann hier mehr Informationen einholen.

Was ist digitale Schichtplanung?
Ein digitaler Dienstplan ist der neueste Standard in der Arbeitszeitplanung. Mit einer speziellen Software lassen sich Arbeitsbereiche und deren Bedarf exakt definieren. Schichten werden automatisiert verteilt. Mitarbeiter tragen über eine Dienstplan-App ihre Verfügbarkeiten selbständig ein. Änderungen werden automatisch bearbeitet.

Alle Daten sind transparent in der Cloud gespeichert, sodass jeder Zugangsberechtigte von jedem Ort aus Zugriff hat. Darüber hinaus glänzt die digitale Arbeitszeitplanung mit einer ganzen Reihe weiterer Vorteile.

Zeitersparnis und Effizienz
Ein großer Trumpf des digitalen Schichtplans ist die enorme Zeitersparnis. Herkömmliche manuelle Dienstpläne auf Excel-Tabellen oder in Form von Zettelwirtschaft sind ab einer bestimmten Größe nur mehr schwer zu überblicken. Die Bearbeitung zieht sich dementsprechend in die Länge.

Eine spezialisierte Softwarelösung auf Cloud-Basis bewältigt diese Arbeit innerhalb von Sekunden. Dabei entfallen bei einem Ausfall oder bei Änderungswünschen von Mitarbeitern aufwendige Telefongespräche, um Ersatz zu schaffen. Schichtplaner geben einfach über eine App die betreffenden Schichten frei, in die sich inaktive Mitarbeiter selbständig eintragen.

Der digitale Dienstplan bringt nicht nur bei der eigentlichen Schichtplanung Vorteile. Die Arbeitszeiten werden automatisch erfasst, womit das umständliche Auswerten von Stundennachweisen entfällt. Zudem lässt sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung der gesamten Belegschaft schnell vorbereiten und zügig abwickeln.

Vereinfachte Kommunikation
Um einen herkömmlichen Dienstplan zu erstellen, bedarf es eines großen Kommunikationsaufwandes. Über Telefonate und E-Mails muss die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters festgestellt werden. Der digitale Schichtplan dagegen informiert Mitarbeiter automatisch, sodass nicht jeder einzelne Angestellte persönlich kontaktiert werden muss.

Besonders flexible Mitarbeiter bewerben sich selbständig auf vakante Schichten, ohne dass private Kommunikationskanäle in Anspruch genommen werden. Die Kommunikation an sich wird zeitgemäßer, gerade die junge Generation schätzt die mobile Verständigung.

Besserer Überblick
Eine Excel-Tabelle oder ein Papier als Dienstplan wird schnell unübersichtlich. Daten müssen in mehreren Spalten zeitintensiv verglichen werden. Ein digitaler Schichtplan ermöglicht es dem Planungsstab mit einem Blick, sich darüber zu informieren, ob alle Schichten ausgelastet und welche Mitarbeiter gerade verfügbar sind. Auch die Beschäftigten können sich zu jedem Zeitpunkt und von jedem Standort aus über ihre Arbeitszeiten informieren.

Konflikte und Planungsfehler werden vermieden
Ein Dienstplan ist ein komplexes Gebilde, das von unzähligen Faktoren beeinflusst wird und fortlaufend angepasst werden muss. Er enthält ein großes Fehlerpotenzial, sofern er manuell gemanagt wird. Konflikte sind vorprogrammiert, sie lassen sich im Nachhinein schwer ausräumen. Zudem führen Korrekturen und Änderungen in der Regel zu weiteren Fehlern.

Bei einem digitalen Dienstplan werden Änderungen in Echtzeit sichtbar. Die Software erkennt Planungsprobleme und meldet Kollisionen sofort. Doppelbelegungen werden vermieden und separate Urlaubspläne unnötig.

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Durch die optionale Beteiligung der Mitarbeiter bei der Arbeitseinteilung erhöht sich die innerbetriebliche Transparenz. Die Planung der Unternehmensleitung wird für die Angestellten einsehbar, was die Zufriedenheit erhöht und die Mitarbeiterbindung stärkt. Das trifft besonders auf die Jüngeren zu, die mit digitalen Lösungen aufgewachsen sind und sich so besser mit dem Unternehmen identifizieren können.

Arbeitsrechtliche Anforderungen werden leichter eingehalten
Bei manchen Zeitgenossen erweckt die digitale Erfassung der An- und Abwesenheit von Mitarbeitern die Furcht vor der totalen Durchleuchtung des Menschen. Eine digitale Lösung hat aber für die Beschäftigten einen entscheidenden Vorteil.

Eine optionale akribische Aufzeichnung der Arbeitszeiten schafft erst die Voraussetzung, dass Pausenzeiten exakt eingehalten werden. Das System warnt alle Beteiligten, wenn die gesetzlich festgelegten Ruhezeiten unterschritten werden. Es schützt die Arbeitnehmer vor übermäßiger Beanspruchung und sorgt dafür, dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen gegenüber seinen Angestellten nachkommt.